Afen:  “Kearsipan Kurang Tertata Pengaruhi Reputasi Organisasi”

SINTANG [www.mediakapuasraya.com]-Dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten Sintang mengelar bimbingan teknis kearsipan di Balai Praja Kantor Bupati Sintang, Rabu (09/08/2017) pagi.

Kegiatan bimbingan teknis di buka oleh Asisten III Administrasi umum sekretaris daerah kabupaten Sintang. Drs Marchues Afen.M.Si. Bimtek akan di laksanakan selama 3 hari mulai 9 – 11 agustus 2017. Dan diikuti oleh arsiparis dan fungsional umum serta pengadministrasi daerah dengan jumlah undangan 50 orang. Bimtek mengahadirkan narasumber kepala Sub Direktorat Daerah 1A Arsip nasional Republik indonesia Abd Haris M Ali,SH.M.Si.

Asisten III Administrasi umum sekretaris daerah kabupatan Sintang. Drs Marchues Afen.M.Si mengatakan,arsip merupakan pusat inggatan setiap organisasi pemerintah. Apabila pengunaan arsip kurang tertata dengan baik akan mempengaruhi tingkat reputasi di mata publik dalam sistem pemerintahan.

“Pada umumnya menghambat pada pencapaian tujuan. Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan keberadaan arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu membantu kelancaran keaktifitasan organisasi menjadikan bukti bukti tertulis,” ungkapnya.

Jika terjadi permasalahan, arsip sebagai sarana komunikasi secara tertulis dijadikan bahan rekomendasi sebagai alat pengingat serta sebagai bantuan bagi pemimpin dalam menentukan kebijaksanaan dalam organisasi.

“Kearsipan merupakan suatu proses penciptaan, penerimaan,pengumpulan pengaturan  pengendalian pemeliharaan serta perawatan penyimpanan berkas menurut sistem tertentu,”imbuhnya.

Jika terjadi kesalahan maka akan cepat dan tepat menemukan permasalahan yang ada. Sehingga, bisa menjamin ketersediaan arsip otentik dan terpercaya sebagai alat bukti  yang sah. Arsip dapat menjamin keselamatan dan pertanggungjawaban nasionaltentang perencanaan serta pelaksanaan penyelengaraan kegiatan pemerintah serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

“Harapan saya dengan bimtek ini dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip dinamis. tentunya bimtek ini merupakan forum belajar yang aplikatif yang mengiring peserta dapat mengelola arsip untuk kepentingan di Organisasi perangkat daerah masing masing” tutur nya.

Sementara itu dalam pemaparannya, Abd Haris M,Ali menjelaskan Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tegnologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara,pemeritah daerah,lembaga pendidikan,perushaan,organisasi politik,organisasi kemasyarakatan,dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara.

“ Hal ini berdasarkan Undang Undang (UU) NO.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” ucapnya.

Abd Haris menambah kan Arsip terbagi dua jenis yakni asip dinamis dan arsip statis. Asrip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

“ sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai guna kesejarahan,telah habis retensinya,dan berketerangan dipermanenkan,yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip Nasional Republik indonesia dan lembaga kearsipan” jelasnya.

Adapun pengelolaan arsip dinamis harus dilakukan secara efisien,efektip,dan sistematis meliputi penciptaan,pengunaan,pemeliharaan serta penyusutan arsip.

“ itu daur hidup arsip. Kemudian pengaturan dan penyimpanan arsip harus logis dan sistematis.bisa mengunakan nomor atau huruf atau kombinasi nomor dan huruf. Ini penting sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Jadi gampang saat pencarian.”tukasnya. (Fzl)

 

 

 

 

 

 

__Terbit pada
10/08/2017
__Kategori
Sintang